Motowilczuk Izabela Bücher

ŚRODKI TRWAŁE W BUDOWIE (INWESTYCJE 1. Środki trwałe w budowie (inwestycje) 2. Nabycie środka trwałego gotowego do użytku 3. Środki trwałe nabyte w stanie wymagającym montażu lub przystosowania na potrzeby jednostki 4. Środki trwałe wytwarzane siłami własnymi lub obcymi 5. Zaniechanie budowy środka trwałego 6. Nieodpłatne przekazanie inwestycji 7. Nakłady na środki trwałe w czasie ich użytkowania 8. Inwestycje w obce środki trwałe 9. Ewidencja księgowa środków trwałych w budowie 10. Kwalifikacja nakładów na środki trwałe w planach finansowych

Gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania jest ważnym obszarem narażonym na powstawanie nadużyć. Mimo to ogólnie obowiązujące przepisy w ogóle nie normują związanych z tym zasad. Nie ma ogólnie ustalonej definicji druków ścisłego zarachowania stosowanych w gospodarce finansowej jednostek. Nie ma też ich katalogu ani określonych zasad ich ewidencji i kontroli. Związane z tym procedury musi ustalić we własnym zakresie kierownik jednostki. Z Poradnika można się dowiedzieć m.in.: jakie druki stosowane w księgowości trzeba zaliczać do druków ścisłego zarachowania, w jaki sposób można zapewnić podział kluczowych obowiązków w zakresie nabywania, ewidencjonowania, wykorzystywania i rozliczania druków, jak powinny wyglądać procedury chroniące druki przed nieupoważnionym dostępem i wykorzystaniem ich do defraudacji lub jej ukrycia, jak ocechowywać i ewidencjonować druki. Wszystkie przedstawione unormowania zostały zobrazowane przykładami z praktyki. W Poradniku znajdują się także wzory w zakresie gospodarowania drukami ścisłego zarachowania, m.in. zarządzeń, protokołów, upoważnień, pism i oświadczeń. Dla poszczególnych dowodów pokazano także zapisy w księdze druków ścisłego zarachowania dotyczące operacji ich przyjęcia na stan, wydania, zwrotu druków niewykorzystanych i ponownego ich przyjęcia na stan, zwrotu druków anulowanych i kopii zapasowych. Dopełnieniem Poradnika jest dodatek specjalny – Ramowa instrukcja druków ścisłego zarachowania. Instrukcja została opracowana jako zbiór zapisów, z których należy wybrać odpowiednie postanowienia przy tworzeniu własnej instrukcji gospodarki drukami ścisłego zarachowania jednostki. Jednostki mogą skorzystać z przygotowanych zapisów. Na tej podstawie można ustalić własne przepisy wewnętrzne w tym zakresie.

Wszystkie prace związane z przygotowaniem ksiąg do zamknięcia roku wykonywane przez pracowników księgowości powinien nadzorować główny księgowy. Szczególnie w tym roku prawidłowa organizacja prac w tym zakresie jest ważna – ze względu na komplikacje związane ze stanem epidemii COVID-19, takie jak np. absencja pracowników, praca zdalna czy zamknięcie jednostek z powodu kwarantanny lub lockdownu. Najlepsze rozwiązania przedstawił Komitet Standardów Rachunkowości w wydanych rekomendacjach w zakresie sporządzania sprawozdania finansowego za 2020 r. w czasie COVID-19. W części II omówiono konta syntetyczne zespołów: 3, 4, 5, 6, 7 i 8. Z części II Poradnika można dowiedzieć się m.in.: jakimi metodami inwentaryzuje się rzeczowe aktywa obrotowe, fundusze oraz pozostałe aktywa i pasywa, kiedy i pod jakimi warunkami można zmienić metodę inwentaryzacji aktywów ze spisu z natury i uzgodnienia sald na weryfikację sald, w jakich terminach przeprowadzać inwentaryzację poszczególnymi metodami i wykonywać poszczególne procedury przygotowawcze do zamknięcia ksiąg rachunkowych, jak wyceniać aktywa i pasywa dla celów ich ujęcia w bilansie i na jakich kontach są ujmowane potrzebne do tego dane liczbowe, jakie czynności w procesie przygotowania do zamknięcia ksiąg rachunkowych powinny być wykonywane przez pracowników komórki księgowości, a jakie przez pracowników komórek merytorycznych, na co zwrócić szczególną uwagę przy ustalaniu wartości szacunkowych w warunkach kryzysu wywołanego epidemią COVID-19, jakie rekomendacje w zakresie sporządzania sprawozdania finansowego za 2020 r. w czasie COVID-19 wydał Komitet Standardów Rachunkowości.

W czasie COVID-19 kierownicy jednostek nie mają prawa w drodze wewnętrznych zarządzeń zmieniać ustawowych terminów przeprowadzania inwentaryzacji oraz sporządzania i zatwierdzania sprawozdania finansowego za 2020 r. Wszystkie prace związane z przygotowaniem ksiąg do zamknięcia roku wykonywane przez pracowników księgowości powinien nadzorować główny księgowy. Szczególnie w tym roku prawidłowa organizacja prac w tym zakresie jest ważna – ze względu na komplikacje związane ze stanem epidemii COVID-19, takie jak np. absencja pracowników, praca zdalna czy zamknięcie jednostek z powodu kwarantanny lub lockdownu. Poradnik ma służyć pomocą głównemu księgowemu i podległym mu pracownikom księgowości w prawidłowym przeprowadzeniu prac związanych z zamknięciem roku. W Poradniku dla każdego konta syntetycznego ewidencji bilansowej wskazano: znaczenie sald tego konta, rozliczenia, jakie trzeba wykonać na koniec 2020 r. i na początku 2021 r., zasady inwentaryzacji aktywów i pasywów, zasady kontroli zapisów, zasady wyceny dla celów bilansowych aktywów lub pasywów. W części I Poradnika omówiono kwestie związane z zamykaniem ksiąg rachunkowych w zakresie kont syntetycznych zespołów: 0, 1 i 2. Pozostałe zespoły kont będą omówione w części II. Dla poszczególnych kont wskazano czynności, jakie muszą być wykonane, kto powinien je wykonać, a kto nadzorować. Podano także przykłady nieprawidłowości, jakie można wykryć przy przeprowadzaniu rocznej weryfikacji dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych. Z Poradnika można dowiedzieć się m.in.: jakie zmiany w procedurach i terminach zamykania ksiąg jednostki mogą same wprowadzać w razie problemów z ich dotrzymaniem z powodu COVID-19, a jakie są niedopuszczalne, jakimi metodami inwentaryzuje się aktywa i pasywa ujmowane na kontach zespołów 0, 1 i 2, kiedy i pod jakimi warunkami można zmienić metodę inwentaryzacji aktywów ze spisu z natury i uzgodnienia sald na weryfikację sald, w jakich terminach przeprowadzać inwentaryzację poszczególnymi metodami i wykonywać poszczególne procedury przygotowawcze do zamknięcia ksiąg rachunkowych, jak wyceniać aktywa i pasywa na potrzeby ich ujęcia w bilansie i na jakich kontach są ujmowane potrzebne do tego dane liczbowe, jak szybko sprawdzać prawidłowość zapisów na różnych kontach, porównując wyłącznie ich salda, jakie czynności w procesie przygotowania do zamknięcia ksiąg rachunkowych powinny być wykonywane przez pracowników komórki księgowości, a jakie przez pracowników komórek merytorycznych.

Ustalenie kwot należności w sektorze publicznym jest kluczowe, jednak aktualizacja należności pozostaje problematyczna. Wiele jednostek nie przeprowadza jej lub robi to nieprawidłowo, co prowadzi do licznych błędów. Zaniechanie prowadzenia ewidencji pomocniczej dotyczącej odpisów aktualizujących skutkuje brakiem ujęcia operacji związanych z podwyższeniem, odwróceniem lub usunięciem tych odpisów. Zamiast tego, jednostki corocznie na koniec roku księgują pełną kwotę odpisów z poprzedniego roku, zastępując ją nową kwotą. Aktualizacja należności to obowiązek głównego księgowego oraz pracowników księgowości. Poradnik dostarcza informacji na temat należności do aktualizacji, częstotliwości i terminów przeprowadzania aktualizacji, odpowiedzialności za te zadania oraz metod aktualizacji indywidualnej i grupowej. Zawiera również wskazówki dotyczące ustalania odpisów dla dłużników w likwidacji, upadłości czy restrukturyzacji, a także dla dłużników kwestionujących należności. Opisano również warunki podwyższenia, odwrócenia lub cofnięcia odpisów oraz prowadzenie ewidencji syntetycznej i pomocniczej. Zagadnienia ilustrują praktyczne przykłady, a Poradnik zawiera wzór polityki rachunkowości oraz zestaw testów kontrolnych, które mogą pomóc w ustaleniu procedur związanych z aktualizacją należności.

Prace z zakresu gospodarki finansowej, rachunkowości i sprawozdawczości jednostek sektora finansów publicznych są regulowane przez przepisy prawne, które określają sposób i terminy ich realizacji. W praktyce pojawia się wiele wątpliwości dotyczących obliczania terminów oraz postępowania, gdy przypadają one na dni wolne od pracy. Przygotowane kalendarium na I półrocze 2022 r. zawiera istotne terminy dla księgowych, w tym obowiązkowe płatności z tytułu zobowiązań podatkowych, rozliczenia budżetów JST z budżetem państwa oraz szczegółowe procedury wykonania budżetu państwa. Wskazano również terminy związane z zakończeniem roku obrotowego 2021, prowadzeniem ksiąg rachunkowych w 2022 r., sprawozdawczością finansową, budżetową oraz zadaniową. Podano jedynie terminy ustalone przepisami na konkretne dni lub te, które można obliczyć, natomiast pozostałe jednostki muszą wyliczyć samodzielnie. Poradnik ten z pewnością ułatwi głównemu księgowemu oraz pracownikom służb finansowo-księgowych przestrzeganie terminów wypełniania nałożonych obowiązków.